Ósk um upplýsingar

Álfhildur Leifsdóttir fyrir hönd VG og óháð sendi inn svohljóðandi erindi:

"Með tölvupósti þann 24. maí 2024, fyrir 9 mánuðum síðan, óskaði undirrituð eftir upplýsingum um hvaða verktakar hafa fengið verk án útboðs á vegum sveitarfélagsins síðastliðin 5 ár og hve mikið var greitt fyrir hvert verk. Upplýsingarnar áttu við þau verk sem ekki voru útboðsskyld en voru yfir eina milljón í kostnaði.
Enn hafa hafa þessar upplýsingar ekki verið afhentar þrátt fyrir nokkrar ítrekanir á málinu síðastliðna mánuði.

Samkvæmt lögum um opinber innkaup og innkaupareglum sveitarfélaga, sem sveitarfélögum er skylt að setja sér, ætti að vera skýrt hvernig innkaupum er háttað, þar með talið hvenær rétt er að viðhafa útboð og hvenær þess þarf ekki. Þessar reglur ættu einnig að taka á því hvernig upplýsingar um innkaup eru aðgengileg, þar á meðal hvaða verktakar frá greiðslur fyrir verk sem ekki fara í útboð. Sveitarstjórnarmenn eiga rétt á að kynna sér gögn og upplýsingar sem liggja fyrir í stjórnsýslu sveitarfélagsins og varða málefni sem geta komið til umfjöllunar í sveitarstjórn sbr. 28. gr. sveitarstjórnarlaga. Sveitarstjórnarmenn bera ábyrgð á að tryggja lögmæta og hagkvæma starfsemi sveitarfélags og er upplýsingarétturinn rýkur þáttur í að þeir geti uppfyllt þá skyldu.

Í ljósi þessa löngu tafa á afhendingu áður umbeðna upplýsinga, legg ég nú formlega fram það erindi fyrir byggðarráð að fá þær afhentar, nú innan þess tímaramma sem sveitarstjórnarlög kveða á um."

Samkvæmt 28. grein sveitarstjórnarlaga eiga sveitarstjórnarmenn rétt á að kynna sér gögn og upplýsingar sem liggja fyrir í stjórnsýslu sveitarfélagsins. Þær upplýsingar sem óskað er eftir liggja ekki tilbúin fyrir í stjórnsýslu sveitarfélagsins heldur hefur þurft mikla vinnu við að safna þeim saman og yfirfara með hvaða hætti farið var í tiltekin verk, hvort farið var í útboð, viðhöfð verðfyrirspurn, unnið eftir rammasamningum o.s.frv. Hafa ber í huga að sveitarfélagið hefur framkvæmt eða sinnt viðhaldi fyrir um eða yfir milljarð króna á ári hverju undanfarin ár.

Það er ákvörðun sveitarstjóra eða sveitarstjórnar að taka hvort farið sé í slíka vinnslu. Ef ákvörðun er tekin um slíka vinnslu er ekki tiltekinn tímafrestur á skilum heldur ber að upplýsa fyrirspyrjanda um ef vinnslan tekur langan tíma.

Fyrir liggur að sveitarstjóri hefur upplýst fyrirspyrjanda um að unnið sé að vinnslu gagna til svara fyrirspurninni. Jafnframt hefur fyrirspyrjandi verið upplýstur um hve viðamikil hún er. Þá liggur fyrir að þeir starfsmenn sem höfðu mesta aðkomu að verklegum framkvæmdum á vegum sveitarfélagsins á þessum árum, þ.e. fyrrverandi sviðsstjóri veitu- og framkvæmdasviðs, forstöðumaður framkvæmda og umsjónarmaður eignasjóðs, eru ýmist komnir til annarra starfa eða fallnir frá og aðgangur að hluta gagna því vandkvæðum bundinn.

Byggðarráð samþykkir samhljóða að fela sveitarstjóra að taka saman upplýsingar og svara fyrirspurninni.

Lögð fram eftirfarandi fyrirspurn frá Álfhildi Leifsdóttur, VG og óháðum:

"Með tölvupósti þann 24. maí 2024 óskaði undirrituð eftir upplýsingum um hvaða verktakar hafa fengið verk án útboðs á vegum sveitarfélagsins síðastliðin 5 ár og hve mikið var greitt fyrir hvert verk. Upplýsingarnar áttu við þau verk sem ekki voru útboðsskyld en voru yfir eina milljón í kostnaði.
Á byggðarráðsfundi þann 25. febrúar 2025, fyrir rétt um 9 mánuðum síðan, var málið tekið fyrir og eftirfarandi bókað: "Byggðarráð samþykkir samhljóða að fela sveitarstjóra að taka saman upplýsingar og svara fyrirspurninni."
Nú hefur meðgöngutími upphaflegrar fyrirspurnar breyst frá hefðbundnum yfir í meðgöngutíma asísks fíls. Spurt er: hvenær er væntanleg fæðing þessara upplýsinga samkvæmt samþykktri fundargerð byggðarráðs frá 25. febrúar síðastliðnum."

Lagt var fram yfirlit sem svarar fyrirspurninni.

Fulltrúi VG og óháðra óskar bókað:
"Þakkir fyrir upplýsingarnar sem komnar eru, þær eru góð samantekt og sýna að sumt má betur fara. Jafnframt er minnt á að samkvæmt 8. grein sveitarstjórnarlaga 2011 nr. 138 er það sveitarstjórn sem fer með stjórn sveitarfélagsins og hefur því ákvörðunarvald um nýtingu tekjustofna, lántökur og ráðstöfun eigna og um framkvæmd verkefna sveitarfélagsins. Sveitarstjórn skal sjá um að lögbundnar skyldur séu ræktar og hafa eftirlit með því að fylgt sé viðeigandi reglum í störfum sveitarfélags. Í 28. grein sömu laga segir: “Vegna starfa sinna í sveitarstjórn á sérhver sveitarstjórnarmaður rétt á að kynna sér gögn og upplýsingar sem fyrir liggja í stjórnsýslu sveitarfélags og varða málefni sem komið geta til umfjöllunar í sveitarstjórn. Sveitarstjórnarmaður skal eiga eðlilegan aðgang að skrifstofu og stofnunum sveitarfélagsins í þeim tilgangi að kynna sér starfsemi sveitarfélagsins og rekstur?. Komið hefur fram að þær upplýsingar sem um var beðið liggi ekki fyrir í stjórnsýslu sveitarfélagsins og vekur það hreinlega furðu að svo sé ekki. Væntanlega þarf að endurskoða með hvaða hætti skráningu í málaskrá sveitarfélagsins er háttað ef ekki er hægt að nálgast upplýsingar um greiðslur til verktaka án útboðs öðruvísi en með margra mánaða vinnu. Slíkt býður varla upp á mikla yfirsýn eða gegnsæi í rekstrinum. Í 17. grein Upplýsingalaga 2012 nr. 140 segir: “Hafi beiðni um aðgang að gögnum ekki verið afgreidd innan 30 virkra daga frá móttöku hennar er beiðanda heimilt að vísa málinu til úrskurðarnefndar um upplýsingamál sem úrskurðar um rétt hans til aðgangs?. Afgreiðslutími á fyrirspurn sem þessari sem telur eitt og hálft ár getur því ekki talist eðlileg stjórnsýsla."